Manager ; Peta Proses Bisnis Swimlane (cross-functions) : manfaat

Sekarang mari kita lihat bagaimana memetakan proses bisnis. Diasumsikan pembaca sudah memahami apa itu proses bisnis. Bagi yang belum, silakan membacanya dihttp://manajemenoperasional.com/category/proses-bisnis/ . Dari sekian banyak peta proses, kami menyarankan untuk menggunakan format swimlane (cross-functions) sebagai bagian dari standar BPMN. Mengapa? Karena dengan satu format ini, kita dapat memasukkan banyak informasi yang relevan dalam pemenuhan berbagai standar terhadap rumah sakit. Apa saja manfaat memetakan proses bisnis dengan model swimlane?

1. Terintegrasi. Karena sifatnya cross-functions, pada setiap peta proses ini digambarkan semua fungsi atau peran yang terlibat dalam menjalankan suatu proses bisnis. Karena basisnya proses, maka antara satu proses bisnis dan proses bisnis lainnya pun dapat dilihat dengan mudah tanpa harus kehilangan petunjuk.
2. Sebagai konsekuensi lanjutannya, maka peta proses ini pun dapat menujukkan relasi SIPOC (Supplier – Input – Process – Output – Customer). Relasi ini sangat penting karena suatu proses dijalankan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Spesifikasi kebutuhan pelanggan tersebut harus dinyatakan dalam outputnya. Untuk menjalankan proses tersebut dengan baik, maka diperlukan input yang juga memiliki persyaratan. Persyaratan input tersebut harus dipenuhi oleh supplier. Dengan relasi ini, konsep “next process is our customer” dapat dijalankan dengan baik.  Di sini harus ditanamkan konsep kualitas bahwa kita tidak boleh menyerahkan output yang cacat kepada pelanggan.  Dengan demikian, “doing thing right at the first time” dapat dipenuhi.
3. Dalam relasi SIPOC tadi dinyatakan setiap KPI (key performance indicator) dari suatu proses. Dengan begitu, keselerasan antar KPI dari proses pun dapat dilihat dengan mudah.
4. Dalam kaitannya dengan deskripsi jabatan, maka peta swimlane menunjukkan dengan jelas siapa melakukan apa. Tidak ada lagi daerah abu-abu yang mungkin menjadi sumber keributan. Setiap proses pasti dilakukan hanya satu fungsi. Akibatnya pembuatan deskripsi jabatan pun menjadi mudah, bukan dibuat berdasarkan perkiraan terhadap struktur organisasi.
5. Apakah peta ini dapat menggantikan SPO? Ya, benar sekali. SPO pada dasarnya menjelaskan bagaimana prosedur yang harus ditempuh untuk melaksanakan suatu hal. Peta proses bisnis adalah SPO yang lebih global. Bahkan ada keuntungan lain. Pada saat SPO lain dibuat dalam bentuk tulisan panjang lebar, maka peta proses bisnis swimlane ini menggunakan gambar. Seperti kata pepatah, “a picture paints a thousand words“.
6. Ketika ingin melakukan perbaikan proses, penelusuran terhadap bottleneck process dapat dilakukan dengan mudah. Mengapa demikian? Karena proses satu dengan lainnya saling terhubung dan memiliki indikator.
7. Yang paling penting, jika pada saat dibuat sudah memperhatikan banyak standar, maka peta proses bisnis kita dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan.

Pada artikel berikutnya akan dijelaskan bagaimana cara membuat peta proses bisnis swimlane.