Setelah mengetahui manfaatnya, semoga kita makin termotivasi untuk membuat peta proses bisnis. Dalam pelatihan-pelatihan sering disarankan untuk membuatnya secara manual. Cross-function team yang membuatnya berkumpul dan mendiskusikan tahapan aktivitas dalam suatu proses bisnis. Hasilnya dituliskan dalam potongan kertas kecil (dapat menggunakan post-it) dan ditempelkan di dinding atau papan tulis. Sebelumnya di dinding atau papan tulis tersebut sudah dibuat garis-garis seperti garis di kolam renang yang menunjukkan setiap fungsi atau unit yang terlibat dalam menjalankan proses bisnis yang akan digambarkan. Apakah harus selalu begitu caranya?
Jawabannya tentu tidak. Cara manual sangat berguna untuk memberikan pengalaman dalam mendefinisikan proses bisnis bersama tim. Setelah itu kita harus menggunakan tools agar memudahkan dan menyingkat waktu pemetaan proses bisnis yang pasti sangat banyak (detail) dan jangan lupa bahwa proses bisnis kita harus terintegrasi (saling terhubung secara konsisten). Yang terakhir inilah yang membatasi cara manual. Beruntung cukup banyak aplikasi yang dapat digunakan untuk memetakan proses bisnis ini. Salah satunya adalah Visio.
Mengapa Visio? Alasan pertama adalah karena visio sudah cukup populer untuk menggambarkan alur kerja. Walaupun tidak banyak juga yang menggunakan diagram swimlane-nya. Alasan berikutnya karena ada add-in untuk visio yang lebih memudahkan kita dalam membuat peta proses swimlane tanpa harus repot-repot memikirkan baris-baris fungsi atau unit organisasi. Aplikasi add-in, Interfacing, ini dapat digunakan secara gratis. Dengan Interfacing, tahapannya adalah sebagai berikut:- mendefinisikan proses demi proses dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Kemudian digambarkan dalam bentuk aliran kerja. Berikut ini contoh proses bisnis mengikuti roadmap hospital yang dibuat JCI (Joint Commission International).
- Menentukan pelaku dari proses tersebut. Pelaku ini dapat berupa fungsi, unit, jabatan , atau dapat juga diisi dengan nama orang yang mengerjakannya.
Lewat tahap 1 dan 2 ini, Interfacing akan membuatkan diagram swimlane-nya secara otomatis.
- Tahap terakhir, adalah mengisi berbagai informasi yang diinginkan seperti Input, Output, KPI, kategori dan sebagainya. Jika sudah dimasukkan, kapan dibutuhkan untuk ditampilkan tinggal diset untuk ditampilkan.
Cara detail menggunakan Interfacing dapat dilihat pada tutorialnya.
Di luar cara menggambarkannya, SATU hal yang terpenting dalam memetakan proses bisnis rumahsakit adalah PASTIKAN proses yang kita definisikan sudah menggambarkan semua kebutuhan rumah sakit. Walaupun saat ini rumah sakit baru hanya mengejar akreditasi nasional, bukan berarti peta prosesnya hanya untuk akreditasi nasional. Pimpinan rumah sakit harus berpikir holistik dan jangka panjang. Pengalaman saya menyimpulkan sebaiknya setiap rumah sakit menggunakan standar internasional (JCI) sebagai basis. Asumsinya kebutuhan yang lain sudah terwadahi dengan standar JC
Tidak ada komentar:
Posting Komentar